Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc xây dựng một đội ngũ nhân viên đoàn kết, sáng tạo và hiệu quả là yếu tố quyết định thành bại của mọi doanh nghiệp. Team building, với vai trò là cầu nối gắn kết các thành viên. Nó đang ngày càng trở thành một hoạt động không thể thiếu trong chiến lược phát triển của các tổ chức. Vậy các bước tổ chức sự kiện team building như thế nào? Cùng Golden Smile Event tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Sơ lược về sự kiện team building
Team building là một chiến lược quan trọng để doanh nghiệp xây dựng và củng cố văn hóa tổ chức. Thông qua team building, các thành viên có cơ hội gắn kết, hiểu rõ hơn về nhau. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác.
Hơn thế nữa, còn là cầu nối để nâng cao tinh thần làm việc, tạo động lực cho nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của tập thể. Từ đó gia tăng sự gắn bó và trách nhiệm với công việc.
Trong một thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay, việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ là yếu tố quyết định sự thành công của tổ chức. Team building đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp, thu hút và giữ chân những nhân tài.
2. Các hình thức tổ chức sự kiện team building
Dựa vào mục đích của từng doanh nghiệp, có thể tổ chức các hình thức team building khác nhau như:
- Sự kiện team building trò chơi
- Sự kiện team building hội thảo, hội nghị,..
- Sự kiện team building luyện tập, thực hành
3. Quy trình tổ chức sự kiện team building đầy đủ nhất
Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và công sức chuẩn bị kỹ lưỡng. Quá trình này đòi hỏi sự tỉ mỉ, từ khâu lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch chi tiết, đến việc lựa chọn địa điểm, trò chơi và các hoạt động phù hợp. Phải chuẩn bị trước ít nhất 1-2 tháng sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Sẽ để lại những ấn tượng khó quên trong lòng mỗi thành viên.
Xác định vấn đề của doanh nghiệp
Xác định rõ ràng các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt là bước đi tiên quyết. Quy mô sự kiện, dù lớn hay nhỏ, đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Đặc biệt, doanh nghiệp mới thành lập, việc xây dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh thông qua các hoạt động team building càng trở nên cấp thiết. Bên cạnh đó, việc nâng cao tinh thần làm việc và đoàn kết nội bộ cũng là một trong những mục tiêu thường gặp khi doanh nghiệp tổ chức các sự kiện này. Chính vì vậy, việc lựa chọn team building phù hợp với từng vấn đề cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất.
Xác định đối tượng tham gia
Hiểu rõ đặc điểm, sở thích của từng nhóm tuổi giúp xây dựng các hoạt động phù hợp. Nó tạo sự hứng thú và gắn kết cao.
Chương trình thành công là được thiết kế riêng cho từng đối tượng. Giúp đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng cá nhân.
Xác định thời gian tổ chức sự kiện team building
Lên kế hoạch sớm giúp đủ thời gian để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về quy mô và ngân sách. Bên cạnh đó, cần cân nhắc đến lịch trình công việc của từng thành viên. Tránh tổ chức sự kiện vào thời điểm công ty đang trong giai đoạn cao điểm. Để đảm bảo mọi người có thể tham gia một cách trọn vẹn. Và tận hưởng những giây phút thư giãn.
Xác định ngân sách cho việc tổ chức sự kiện team building
Xác định mức kinh phí phù hợp để giúp quản lý hiệu quả nguồn lực. Các khoản chi tiêu cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Bao gồm chi phí thuê địa điểm, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhân sự tổ chức, dịch vụ ăn uống, và các hoạt động trải nghiệm. Bên cạnh đó, chi phí phát sinh như in ấn, quà tặng cũng cần được tính toán một cách hợp lý.
Chọn nơi lưu trú và các dịch vụ ăn uống
Doanh nghiệp nên ưu tiên các dịch vụ ăn uống đáp ứng tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm. Và phù hợp với định dạng chương trình. Tuy nhiên, đối với team building kết hợp du lịch, việc lựa chọn nơi lưu trú trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Quyết định này cần dựa trên quy mô của công ty. Và ngân sách dự kiến, các yêu cầu đặc biệt của đoàn. Một địa điểm lưu trú lý tưởng không chỉ đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi của nhân viên mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các hoạt động team building.
Chọn phương tiện di chuyển khi tổ chức sự kiện team building
Nắm được quy mô của đoàn, đặc biệt là số lượng thành viên tham gia. Đây sẽ là yếu tố quyết định trực tiếp đến loại phương tiện phù hợp. Đối với các đoàn có quy mô lớn, từ 50 người trở lên, xe khách 45 chỗ. Thường được xem là giải pháp tối ưu về cả chi phí và khả năng chuyên chở. Trong khi đó, với các đoàn có quy mô vừa phải, từ 20-30 người, xe 16 chỗ hoặc 29 chỗ sẽ là lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm hơn.
Chọn các trò chơi team building sao cho phù hợp với tổ chức
Để đảm bảo hiệu quả, các trò chơi cần được thiết kế một cách tinh tế. Phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và đáp ứng được những nhu cầu cụ thể của từng bộ phận.
Từ những trò chơi trí tuệ đòi hỏi sự tập trung cao độ như “chiến binh kinh doanh”. Hay “mê cung số”, cho đến những thử thách thể lực đầy sôi động. Ví dụ như “kéo co” hay “vận chuyển người”. Mỗi trò chơi đều mang đến những giá trị riêng biệt. Ở môi trường trong nhà, các hoạt động như “vẽ tiếp sức” hay “xây tháp” không chỉ giúp tăng cường khả năng phối hợp nhóm mà còn khơi dậy sự sáng tạo.
Khi chuyển đến không gian ngoài trời, các trò chơi như “bánh xe đồng đội”. Hay “tìm một nửa của bạn” sẽ giúp mọi người hòa mình vào thiên nhiên. Đồng thời rèn luyện kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm. Đặc biệt, với những địa hình như bãi biển, các trò chơi vận động trên nước sẽ mang đến những giây phút thư giãn và sảng khoái.
Không chỉ dừng lại ở các trò chơi truyền thống, team building còn được biến tấu với nhiều concept độc đáo. Lấy cảm hứng từ những chương trình thực tế nổi tiếng như “Running Man”. Những trò chơi như “ăn thức ăn nhanh” hay “thổi giấy”. Nó không chỉ mang đến tiếng cười mà còn giúp mọi người vượt qua giới hạn bản thân.
Lên timeline tổ chức chương trình sự kiện team building
- Xây dựng kịch bản chi tiết: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng trò chơi. Đảm bảo tính gắn kết và thử thách.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ: Tìm kiếm các đơn vị uy tín để thuê địa điểm, trang thiết bị, dịch vụ ăn uống, vận chuyển…
- Thiết kế ấn phẩm: Tạo các mẫu thông báo, giấy mời, biển hiệu, backdrop. Để truyền thông sự kiện đến toàn thể nhân viên.
- Lên kế hoạch truyền thông nội bộ: Tạo sự háo hức và mong đợi thông qua các kênh như email, nội bộ, mạng xã hội.
- Chuẩn bị vật phẩm: Đảm bảo đầy đủ các vật dụng cần thiết cho các hoạt động, từ dụng cụ trò chơi đến quà tặng.
Tiến hành phân công công việc cho nhân sự tham gia tổ chức sự kiện team building
Đội ngũ nhân sự được xem như “xương sống” của sự kiện. Họ đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra.
Việc bắt đầu quá trình phân công nhân sự ngay từ giai đoạn đầu. Hay thậm chí trước khi xác định ngân sách, địa điểm, là một quyết định sáng suốt. Điều này giúp có đủ thời gian để tìm kiếm và tuyển dụng những cá nhân phù hợp. Đồng thời xây dựng một kế hoạch nhân sự chi tiết. Đảm bảo mọi công việc đều được phân công rõ ràng và có người chịu trách nhiệm.
Vai trò quan trọng nhất tổ chức team building là người phụ trách nội dung chương trình. Người này sẽ đảm nhận việc xây dựng kịch bản, lựa chọn địa điểm, sắp xếp lịch trình, và các khâu chuẩn bị khác. Để tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ cho toàn bộ thành viên. Bên cạnh đó, đội ngũ chạy sự kiện chính. Bao gồm hướng dẫn viên du lịch, MC, và ban hậu cần, cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng trong việc điều hành và hỗ trợ các hoạt động trong suốt sự kiện.
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện team building
Đối với các doanh nghiệp tại khu vực Hồ Chí Minh, những khu du lịch như Bình Quới, Văn Thánh, Đầm Sen hay Suối Tiên là những gợi ý không thể bỏ qua. Không gian xanh mát, đa dạng các loại hình dịch vụ. Cùng vị trí thuận tiện sẽ mang đến những trải nghiệm thú vị cho mọi thành viên.
Nếu doanh nghiệp của bạn có trụ sở tại Hà Nội. Bạn có thể tham khảo Vườn quốc gia Ba Vì, công viên Yên Sở, khu đô thị Ecopark hay các resort như Serena, Thiên Phú Lam, Thảo Viên. Đây sẽ là những lựa chọn hoàn hảo. Không gian rộng lớn, nhiều hoạt động ngoài trời và cảnh quan thiên nhiên tươi đẹp. Tạo nên một chương trình team building thật sự ấn tượng.
Lên kịch bản chi tiết nội dung chương trình
Concept sẽ định hình toàn bộ màu sắc và hoạt động của chương trình. Tạo ra những trải nghiệm độc đáo và ý nghĩa cho mọi thành viên. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều concept team building đa dạng. Ví như quân đội, thể thao, bãi biển, resort, amazing race. Mỗi concept đều mang đến những thử thách và niềm vui riêng. Đều hướng tới mục đích chung là gắn kết thành viên.
Dù lựa chọn concept nào, khung kịch bản của một chương trình team building thường bao gồm các phần chính như khởi động, các hoạt động chính, trò chơi, nghỉ ngơi và tổng kết. Tuy nhiên, để có một kịch bản thật sự ấn tượng, người tổ chức cần linh hoạt điều chỉnh và bổ sung các chi tiết phù hợp với từng đối tượng và concept đã chọn.
Chuẩn bị dụng cụ team building
Phải lựa chọn và chuẩn bị dụng cụ phù hợp. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động đều cần đến những thiết bị phức tạp. Đối với các trò chơi đơn giản, tự chuẩn bị dụng cụ giúp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra còn tạo nên sự độc đáo riêng cho doanh nghiệp.
Thiết kế và in ấn ấn phẩm để tổ chức sự kiện team building
Việc lựa chọn màu sắc, font chữ và hình ảnh phù hợp sẽ giúp tạo ra những ấn phẩm độc đáo, thu hút và gây ấn tượng mạnh với người tham gia. Để đảm bảo chất lượng và tiến độ, việc lên ý tưởng và thiết kế cần được thực hiện sớm, thường từ 3-4 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Các ấn phẩm như banner, backdrop, cờ đội nhóm không chỉ mang tính thẩm mỹ mà còn giúp truyền tải thông điệp, tạo điểm nhấn và không khí sôi động cho sự kiện.
Lên kế hoạch media, truyền thông cho sự kiện team building
Để tối đa hóa giá trị của sự kiện, xây dựng một kế hoạch truyền thông là điều vô cùng cần thiết.
Kế hoạch này việc ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Ngoài ra là cơ hội để truyền tải sâu sắc văn hóa doanh nghiệp. Và củng cố tinh thần đồng đội và tạo ra những câu chuyện truyền cảm hứng.
Qua những thước phim, những bức ảnh chất lượng cao, hình ảnh một tập thể đoàn kết, năng động sẽ được lan tỏa rộng rãi, góp phần xây dựng một thương hiệu doanh nghiệp mạnh mẽ trong lòng nhân viên và đối tác.
Lập kế hoạch phòng tránh rủi ro, kế hoạch backup
Tổ chức team building ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và linh hoạt. BTC cần xây dựng một kế hoạch phòng tránh rủi ro toàn diện. Bao gồm cả các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.
Trước hết, yếu tố thời tiết luôn là một thách thức lớn với các hoạt động ngoài trời. Do đó, việc dự báo thời tiết chính xác và xây dựng các phương án thay thế linh hoạt. Như dời lịch, thay đổi địa điểm hoặc lựa chọn các trò chơi phù hợp là vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng. BTC nên chọn những địa điểm có nhiều không gian. Để đảm bảo an toàn và có phương án dự phòng khi thời tiết xấu.
Để ứng phó với các tình huống khẩn cấp, việc chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ y tế, thiết bị cứu hộ và có kế hoạch sơ tán là điều bắt buộc. Ngoài ra, việc liên hệ và xác nhận thông tin với các đơn vị cung cấp dịch vụ như nhà hàng, khách sạn, vận chuyển cũng giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.
Setup khu vực tổ chức
Công tác thiết kế và hoàn thiện sân khấu cần được tiến hành trước ít nhất một ngày. Điều này không chỉ giúp đội ngũ kỹ thuật có đủ thời gian để lắp đặt và điều chỉnh ánh sáng, âm thanh mà còn tạo cơ hội kiểm tra tổng thể, hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.
Một sân khấu được thiết kế tỉ mỉ sẽ góp phần tạo nên không gian sự kiện độc đáo, truyền cảm hứng và khơi dậy tinh thần đoàn kết của đội ngũ nhân viên. Việc lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp với chủ đề của sự kiện và văn hóa doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, việc bố trí ánh sáng và âm thanh chuyên nghiệp sẽ giúp sân khấu trở nên sống động và thu hút mọi ánh nhìn.
Chạy chương trình dựa trên kịch bản đã lên
Qua tổng duyệt, nhà tổ chức có cơ hội phát hiện và khắc phục những thiếu sót, bất cập trong kịch bản, từ đó điều chỉnh kịp thời để chương trình diễn ra hoàn hảo nhất. Đồng thời, đây cũng là dịp để các thành viên trong đội ngũ tổ chức rèn luyện sự phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo sự kiện thành công.
Đánh giá chương trình
Hoạt động đánh giá là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chương trình team building nào. Thời điểm thích hợp nhất để thực hiện đánh giá là ngay sau khi các hoạt động chính kết thúc, trong khi những trải nghiệm vẫn còn tươi mới trong tâm trí mỗi thành viên. Việc thu thập ý kiến đóng góp không chỉ giúp ban tổ chức rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho các sự kiện tiếp theo mà còn tạo cơ hội để các thành viên chia sẻ cảm xúc chân thật và gửi gắm những thông điệp ý nghĩa đến đồng đội. Song song với việc thu thập ý kiến, ban tổ chức có thể tận dụng thời gian này để tổng kết kết quả các trò chơi và chuẩn bị phần trao thưởng, góp phần tăng thêm phần hào hứng cho chương trình.
Phần thưởng
Phần thưởng là phần quà cuối chương trình góp phần thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự gắn kết trong các hoạt động team building. Việc vinh danh những đội xuất sắc nhất, thể hiện sự ăn ý và nhiệt huyết cao, không chỉ tạo ra không khí vui tươi mà còn khẳng định giá trị của sự hợp tác và tinh thần đồng đội. Sự hiện diện của đại diện ban lãnh đạo công ty trong buổi trao giải sẽ càng tăng thêm ý nghĩa, khích lệ tinh thần làm việc và tạo động lực cho toàn thể nhân viên hướng tới những mục tiêu chung.
Dịch vụ tổ chức team building chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm dày dặn, Golden Smile Event cung cấp cấp dịch vụ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từ A đến Z. Từ việc lên kế hoạch chi tiết, thiết kế các hoạt động độc đáo, cho thuê trang thiết bị đến việc đảm bảo an toàn và dịch vụ hậu cần. Bằng cách hợp tác với các đơn vị này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn có thể tận hưởng một sự kiện team building chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp.
Golden Smile Event là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện team building. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo, Golden Smile Event mang đến những trải nghiệm đáng nhớ cho mọi thành viên tham gia. Để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ hotline….
—————————–———–———–
Golden Smile Event
- Fanpage: Golden Smile Event
- Địa chỉ: 629 – 631 Nguyễn Kiệm, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 028.7100.9009
- Hotline: 091 9261400
- Email: gs.event@goldensmile.com.vn
