Tổ chức Hội nghị – Triển lãm chuyên nghiệp với Golden Smile Event

Hội nghị – Triển lãm không chỉ là sự kiện ra mắt sản phẩm đơn thuần. Nó còn là một hoạt động marketing thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để tổ chức một buổi hội nghị – triển lãm thành công không hề đon giản. Nó đòi hỏi phải tuân thủ những quy tắc nhất định. Nếu quý khách vẫn còn phân vân chưa biết phải làm gì, hãy cùng Golden Smile Event tìm hiểu về cách thức tổ chức một buổi hội nghị – triển lãm thật thành công nhé!

 

Vậy hội nghị – triển lãm là gì?

Tổ chức Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên trong doanh nghiệp với thành phần khách mời là những khách hàng mới, khách hàng thân thiết và các đối tác chiến lược. Sự kiện được tổ chức với mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tiếp cận các khách hàng tiềm năng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng đấy thành khách hàng chính thức cho doanh nghiệp. Ngoài ra, sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách hàng trung thành và thu hút sự quan tâm của các khách hàng mới. Có thể thấy, đây là sự kiện vô cùng quan trọng và được các công ty, doanh nghiệp chú trọng đầu tư tổ chức.

Triển lãm là trưng bày, giới thiệu sản phẩm với mục đích tạo sự yêu thích của người xem cho sản phẩm, ý tưởng hoặc tổ chức. Triển lãm, bản thân chúng là sự dàn xếp một cách đẹp mắt, tạo cảm hứng cho người xem hoặc một thị trường và có thể dùng để giáo dục, quảng bá và tuyên truyền.

MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ TRIỂN LÃM

Hội nghị

Mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khác nhau về mục tiêu của việc tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng hay triển lãm thường nhằm đạt được các mục đích như sau:

• Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tổ chức quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ… Giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó thắt chặt mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời tạo cơ hội củng cố uy tín với khách hàng, đối tác thân thiết.
• Hiểu rõ hơn nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Từ đó đưa ra các thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của doanh nghiệp đối với khách hàng thân thiết.
• Nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp đến với cộng đồng, giúp doanh nghiệp tiếp cận, thu hút được nhiều đối tượng khách hàng mới và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

Triển lãm

• Tổ chức sự kiện triển lãm là việc trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ của các thương nhân.
• Việc tổ chức triển lãm thương mại thường do thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ – triển lãm thương mại thực hiện; Hoặc do một tổ chức, cơ quan nào đó đứng ra tổ chức sự kiện nhằm hỗ trợ các thương nhân (doanh nghiệp) xúc tiến ký kết hợp đồng tiêu thụ hàng hoá,…

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ TRIỂN LÃM

1. Hội nghị tri ân khách hàng

Hình thức này sẽ mang thông điệp cảm ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng cả phần hình thức và nội dung. Do đó cần chú trọng trong khâu tổ chức và đón tiếp khách mời.

2. Giới thiệu sản phẩm mới

Sự kiện nhằm giới thiệu tới công chúng, truyền thông, đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm chính thức được bày bán. Với mục tiêu này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng và đầu tư về thiết kế.

3. Hội nghị sơ kết – Tổng kết cuối năm

Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển hay các dự định kế hoạch trong những năm tiếp theo của nội bộ doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên và thường đối tượng khách mời sẽ là đại diện khách hàng thân thiết và nhân viên trong công ty hoặc cũng có thể là các nhà bán lẻ hay đại lý phân phối.

4. Hội nghị thượng đỉnh

Sự kiện này là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế – chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Ở sự kiện này, tất cả mọi khâu đều phải được chuẩn bị kĩ càng, nghiêm túc và chỉn chu nhất có thể. Đồng thời, những phương án dự phòng là điều không thể thiếu được.

5. Triển lãm kéo dài

Đây là loại hình triển lãm trưng bày tại 1 địa điểm cố định trong 1 khoảng thời gian không giới hạn. Loại hình triển lãm này gặp nhiều ở các viện bảo tàng nơi mà trưng bày không bao giờ thay đổi và rất tốn tiền, công sức để dựng nên những bối cảnh triển lãm, tuy nhiên với những khách hàng trung thành thì nó sẽ dễ gây nhàm chán.

Do vậy, tuy rằng những tác phẩm lịch sử, đắt giá là không thể thay đổi, thế nhưng việc thay đổi vị trí hay làm mới không gian triển lãm như bài trí hoa, đổi mới hệ thống đèn hoặc thay đổi màu, phông nền,… trang trí là cần thiết.

6. Triển lãm có thời hạn

Triển lãm có thời hạn thường được diễn ra trong 1 khoảng thời gian nhất định, thường là quảng bá, ra mắt sản phẩm. Thời gian thường sẽ được thông báo trên các phương tiện truyền thống đến cho khán giả.

Những nơi thường diễn ra triển lãm có thời hạn là các thư viện, tòa thị chính, trung tâm mua sắm, tòa nhà công ty, trung tâm thương mại.

7. Triển lãm thương mại

Triển lãm thương mại là nơi các đơn vị sản xuất, cung ứng, quảng bá sản phẩm của công ty mình. Ngoài ra đó cũng là nơi hình ảnh công ty được quảng bá đến người tiêu dùng, thay vì việc giới thiệu sản phẩm họ đang bán, họ sẽ kể những câu chuyện liên quan đến thương hiệu để dành lấy thiện cảm của khách hàng.

Những hội trợ thế này thường được tổ chức quy mô lớn với nhiều đơn vị. Các đơn vị phải tuân theo các quy định của phía tổ chức triển lãm như thiết kế, diện tích, thông số, hệ thống đèn, trang trí,…

8. Triển lãm du lịch

Triển lãm du lịch thường có tính lưu động cao để dễ di chuyển, tháo lắp, trang trí. Nhiều công ty sử dụng xe lưu động để làm quảng bá cho công ty mình. Còn lại đa phần vẫn tập trung lại ở 1 khu vực tổ chức triển lãm. Việc di chuyển đến nhiều triển lãm nối tiếp đòi hỏi vật dụng cần di động nhưng phải bền để giữ nguyên chất lượng đến phút cuối.

9. Triển lãm ngoài trời

Thường được tổ chức ở sân vườn, bãi đậu xe, công viên. Thường những sản phẩm điêu khắc và chất liệu khác thể không bị ảnh hưởng bởi nắng, gió, mưa, tuyết. Ánh sáng mặt trời là tuyệt vời cho những sản phẩm như trên. Phương án bạt che hoặc dựng chòi có thể sử dụng để phòng trường hợp thời tiết bất thường.

QUY TRÌNH CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ – TRIỂN LÃM

1. Xác định mục đích của buổi hội nghị

Bạn cần xác định chủ đề hội nghị rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong buổi hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Thông thường, việc tổ chức hội nghị, doanh nghiệp thường hướng đến việc tri ân khách hàng, giới thiếu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác làm ăn mới, phát triển thương hiệu, khẳng định giá trị. Tùy vào mục đích của khách hàng sẽ có những kế hoạch chi tiết và dự trù chi phí tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng phù hợp.

2. Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Yếu tố tạo nên thành công của sự kiện hội nghị đó chính là khách hàng. Nếu xác định sai đối tượng khách hàng sẽ không mang lại kết quả như mong đợi. Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng như: Giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích,..

Sau khi xác định được đối tượng khách tiếp theo đó bạn phải dự kiến số lượng khách mời tham dự và tiến hành gửi thiệp mời tới các khách hàng.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Ngay sau khi xác định được số lượng khách mời, bạn có thể dễ dàng lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức chương trình của mình.

• Thời gian tổ chức: Trong các khung giờ sáng từ 8h đến 10h, chiều từ 14h đến 16h, tối từ 16h đến 20h vào các ngày như thứ bảy, chủ nhật, các dịp nghỉ lễ, cuối năm. Nên tổ chức vào ngày nghỉ để đảm bảo thời gian cho khách hàng, công ty, nhân vật lớn (chủ doanh nghiệp) có thể sắp xếp tham dự được.
• Chọn địa điểm tổ chức: Như khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,.v.v. Tùy quy mô chương trình và mong muốn của khách hàng. Khi lựa chọn địa điểm cần chú ý đến các dịch vụ tiện ích kèm theo như: chỗ để xe, sân khấu biểu diễn, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng.

Nếu Trong khách sạn chi phí thường cao, chất lượng chỉ ở mức khá. Quý khách nên lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, đảm bảo chuyên nghiệp, hiệu quả.

4. Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội nghị, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội nghị.

Kịch bản rất quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn tổ chức hội nghị một cách bộc phát theo cảm xúc thì có nhiều vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được, dẫn đến buổi lễ không được diễn ra như ý. Do đó, lên kịch bản là bước quan trọng và quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình.

Nếu như kịch bản quyết định việc chương trình diễn ra suôn sẻ, thuận lợi thì ý tưởng chương trình chính là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng khi tham dự sự kiện. Một ý tưởng hay, độc đáo sẽ gây kích thích và sự tò mò cho khách mời, khiến khách mời cảm thấy hứng thú và có ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn và mang đến cho khách hàng của bạn những trải nghiệm tuyệt vời.

5. Triển khai thực hiện

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có diễn ra theo đúng kế hoạch dự kiến và tạo được ấn tượng cho khách mời hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

• Thiết kế các ấn phẩm dùng trong sự kiện
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị, hội thảo, setup hội trường và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
• Thiết lập âm thanh, ánh sáng, màn hình, thực hiện công việc theo kịch bản lên sẵn.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: Phương tiện giao thông, thực phẩm, nước uống, tặng phẩm, quà tặng, nhân viên chờ phục vụ tại hội trường đảm bảo chu đáo, nhiệt tình.
• Lựa chọn nhân sự trong chương trình
• Các trường hợp dự phòng, bổ sung thay thế khi cần thiết.

NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TỔ CHỨC MỘT BUỔI HỘI NGHỊ THÀNH CÔNG

1. Chủ đề của event

Chủ đề và ý tưởng của một chương trình tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện được mục tiêu hướng đến. Chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị khách hàng. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

2. Khách mời đặc biệt (KOL, Ca sĩ, Diễn viên,…)

Buổi hội nghị của bạn nên có sự xuất hiện, có mặt của những người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng nhất định tạo nên sự tin tưởng tới khách mời tham dự, buổi lễ sẽ trở nên đặc biệt khi có những gương mặt đó.

Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.

Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.

3. Địa điểm và tiện ích đi kèm

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo.

Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

4. Công tác truyền thông

Để buổi hội nghị diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Hiện nay có rất nhiều cách để mang sự kiện của bạn tới nhiều người biết đến. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

5. Khách tham dự

Mục đích chính của hội nghị khách hàng chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bởi khi có được nhiều thông tin ta sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…

Dịch vụ tổ chức Hội nghị – Triển lãm của Golden Smile Event

Đến với Golden Smile Event, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với quy trình tổ chức sự kiện bài bản gồm nhiều bước cụ thể:

• Lên kế hoạch, kịch bản tổ chức
• Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức và thành lập ekip làm việc
• Cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, thiết kế sân khấu, thiết kế, in ấn phông bạt…)
• Cung cấp nhân sự sự kiện (PG, PB, người mẫu sản phẩm, MC, Ca Sĩ, Nhóm nhảy, Nhóm múa, Lễ tân…).
• Duyệt chương trình và triển khai theo kế hoạch.

Hãy liên hệ ngay với Golden Smile Event để được tư vấn tận tình và tổ chức được thành công, ấn tượng, đầy ý nghĩa!