Tổ Chức Sự Kiện Lễ Khai Trương như thế nào là chuyên nghiệp?
Tổ chức sự kiện lễ khai trương là một dấu mốc quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp với mong muốn phát triển thịnh vượng trong tương lai. Để chương trình diễn ra suôn sẻ, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giai đoạn chuẩn bị. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện lễ khai trương thành công? Hãy cùng Golden Smile Event đi tìm câu trả lời cho câu hỏi này trong bài viết dưới đây.
1. Tổ chức sự kiện lễ khai trương là gì?
Khai trương (Grand Opening) là một sự kiện quan trọng của các doanh nghiệp, đánh dấu sự ra mắt của cửa hàng, công ty hay thương hiệu mới đến với mọi người. Mục đích của lễ khai trương là cầu mong cho cửa hàng được nhiều may mắn, làm ăn phát đạt và thành công như ý.
Để buổi khai trương diễn ra suôn sẻ cần xác định quy mô tổ chức và chuẩn bị các hạng mục cần thiết. Chẳng hạn như quy trình đón tiếp khách, bữa tiệc ăn nhẹ, văn nghệ chào mừng và quà tặng khách hàng,…
2. Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện lễ khai trương là gì?
Việc tổ chức sự kiện lễ khai trương là vô cùng quan trọng đối với một công ty hay một thương hiệu mới. “Khai” có nghĩa là mở đầu và “Trương” mang ý nghĩa là lớn mạnh. “Khai trương” với mong muốn một khởi đầu suôn sẻ và phát đạt. Ngoài ra, đây là một cơ hội tuyệt vời để giúp nâng cao nhận thức về thương hiệu mới của bạn đến với khách hàng. Thông qua sự kiện lễ khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, dịch vụ của mình một cách hiệu quả.
3. Sự kiện lễ khai trương được tổ chức như thế nào?
Để sự kiện lễ khai trương diễn ra thành công và hiệu quả, các công ty cần xác định rõ các khâu cần chuẩn bị. Như sau:
3.1. Xác định mục tiêu và thông điệp muốn truyền tải thông qua buổi lễ
Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị tổ chức sự kiện lễ khai trương là xác định mục tiêu và thông điệp bạn muốn đạt được. Khi đã đạt được mục đích chính, doanh nghiệp có thể triển khai các phần tiếp theo. Khi hầu hết các doanh nghiệp khi tổ chức lễ khai trương đều hướng đến mục đích giới thiệu sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng mới. Đây cũng là cơ hội để kết nối và tri ân những khách hàng cũ.
3.2. Thực hiện khai trương theo từng hạng mục và đúng chương trình
Sau khi chuẩn bị nội dung và kế hoạch, để tổ chức lễ khai trương theo đúng kế hoạch, bạn cần lên lịch chương trình. Bao gồm cả thời gian, dụng cụ cần thiết và nhân sự cho mỗi tiết mục. Trước khi diễn ra chương trình chính thức nên tiến hành chạy thử nghiệm và kịch bản MC để xem xét các rủi ro và đề xuất các phương án cải thiện phù hợp.
3.3. Tìm hiểu đối tượng khách tham dự lễ khai trương
Mỗi mô hình doanh nghiệp thu hút các đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, việc tìm kiếm đối tượng mục tiêu góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện khai trương. Đồng thời đưa sản phẩm đến đúng người tiêu dùng có nhu cầu. Ngoài ra, việc xác định khách hàng mục tiêu còn giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung, chủ đề phù hợp.
3.4. Lên ý tưởng và kế hoạch chi tiết cho buổi khai trương
Người tổ chức cần xây dựng ý tưởng, kế hoạch tổ chức lễ khai trương dựa trên mục tiêu và đối tượng hướng đến. Một buổi lễ khai trương thành công ngoài yếu tố sáng tạo còn cần đáp ứng thị hiếu của khách hàng mục tiêu. Có như vậy việc tổ chức khai trương mới để lại ấn tượng với khách hàng. Đây là một lợi thế rất lớn cho thương hiệu đến khách hàng.
3.5. Lựa chọn ngày, giờ tổ chức sự kiện lễ khai trương
Việc chọn ngày giờ tổ chức sự kiện lễ khai trương rất quan trọng. Bởi theo quan niệm truyền thống, để tổ chức một sự kiện trọng đại thì phải chọn được ngày giờ tốt để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
3.6. Kiểm tra chỉnh sửa và hoàn thành kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình nên xây dựng chi tiết cho từng hạng mục. Đối với mỗi dự án cần ước tính thời gian thực hiện để thủ tục không bị kéo dài. Vì vậy, khi xây dựng kịch bản phim cần được biên tập kỹ lưỡng và thông qua các cấp.
3.7. Xây dựng kế hoạch quảng bá lễ khai chương
Thành công của buổi lễ khai trương phụ thuộc vào số lượng tham dự chương trình. Vì vậy, các công ty cần lên kế hoạch quảng bá chương trình để được nhiều khách hàng biết đến hơn. Đẩy mạnh quảng bá truyền thông giúp nâng cao độ nhận diện hình ảnh và kích thích doanh thu của doanh nghiệp. Tùy theo quy mô của chương trình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những hình thức khuyến mại khác nhau. Ví dụ như báo chí, truyền hình, phát tờ rơi…
3.8. Quản lý những yếu tố có thể ảnh hưởng đến buổi lễ
Trong bất kỳ chương trình nào, yếu tố rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Có thể là sự cố về âm thanh, thời tiết, trang thiết bị và nhân lực,… yếu tố nào cũng ẩn chứa những rủi ro không mong muốn. Vì vậy, cần xây dựng những phương án dự phòng để khắc phục kịp thời khi có sự cố.
4. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện lễ khai trương thành công
Sự thành công của lễ khai trương của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên, mọi người vẫn cần phải chuẩn bị kỹ càng về mọi mặt. Đặc biệt:
– Xác định đối tượng mục tiêu tiềm năng cho doanh nghiệp của bạn. Điều này làm tăng hiệu quả và giúp các doanh nghiệp đưa ra ý tưởng tổ chức chương trình thành công.
– Sáng tạo những chủ đề mới và thú vị giúp nâng cao hiệu quả truyền thông sản phẩm một cách tự nhiên.
– Nên lên kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương chi tiết từ 2-3 tháng trước khi bắt đầu để có sự chuẩn bị kỹ càng về địa điểm, trang thiết bị cần thiết,…
– Có phương án dự phòng để xử lý kịp thời khi có sự cố.
5. Tại sao chọn Golden Smile Event tổ chức sự kiện lễ khai trương
Sự chỉn chu đến từng chi tiết nhỏ trong sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong tâm trí khách hàng. Đây cũng là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện lễ khai trương của Golden Smile Event đã được áp dụng thành công cho nhiều sự kiện lớn nhỏ.
Ngoài những kinh nghiệm trên, việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một buổi lễ khai trương thành công và tốt đẹp nhất có thể.
Golden Smile Event có đội ngũ chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi đã tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ từ nhiều đối tác kinh doanh. Đội ngũ tổ chức sự kiện Golden Smile Event luôn cố gắng mang đến những trải nghiệm tuyệt vời, độc đáo và mới lạ cho khách hàng của mình. Vì vậy, chúng tôi luôn khẳng định chất lượng dịch vụ của từng sự kiện.
Đến với Golden Smile Event quý khách hàng sẽ có một buổi khai trương thành công. Khởi đầu đầy may mắn, khẳng định được thương hiệu đến các khách hàng.
Hãy để Golden Smile Event đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện và tạo dựng dấu ấn thành công!
