Việc tổ chức tiệc cuối năm đã trở thành một sự kiện quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị và kế hoạch chi tiết tổ chức tiệc Year End Party kỹ lưỡng về mọi mặt từ sáng tạo, nội dung cho đến dự trù ngân sách, thuê địa điểm, nhân sự… Vì thế, để tổ chức được một buổi tiệc Year End Party tuyệt vời đây cùng là nỗi lo, thách thức của người quản lý. Sau đây Golden Smile Event xin chia sẻ kế hoạch chi tiết tổ chức tiệc Year End Party hoàn hảo và độc đáo nhất.
1. Xác định mục đích tổ chức Year End Party
Tùy thuộc vào mong muốn của mỗi công ty mà mục đích tổ chức tiệc cuối năm có thể khác nhau. Ví dụ: mục đích có thể là tạo cơ hội cho tất cả thành viên trong công ty gặp gỡ, trò chuyện và xây dựng mối quan hệ hoặc cơ hội nâng cao tinh thần làm việc và động viên nhân viên công ty. Bạn cần xác định rõ ràng mục đích của hoạt động này để đảm bảo rằng toàn bộ quá trình tổ chức Year End Party đều hướng đến mục tiêu đó.
2. Xác định chủ đề tổ chức tiệc Year End Party
Chủ đề của bữa tiệc cuối năm có thể là bất cứ điều gì công ty mong muốn nhưng cần phù hợp với mục đích của sự kiện và phù hợp với sở thích của toàn thể nhân viên. Ngoài ra, chủ đề của bữa tiệc cuối năm cần phải thống nhất xuyên suốt toàn bộ chương trình, từ hình ảnh, trang trí, background, sân khấu đến những hoạt động giải trí, giao lưu và truyền thông.
Ví dụ: chủ đề có thể là tiệc EDM, tiệc trà hay đại tiệc BBQ ngoài trời thì tất cả hoạt động trong chương trình đều phải xoay quanh concept (chủ đề) đó. Nếu như công ty của bạn có nhiều nhân viên nước ngoài, bạn có thể cân nhắc việc đưa chủ đề mang tính quốc tế vào kế hoạch tổ chức tiệc Year End Party.
Bên cạnh đó, nếu muốn có một bữa tiệc vô cùng ấn tượng, bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín và chuyên nghiệp. Các đơn vị này sẽ giúp bạn chuẩn bị bữa tiệc của mình một cách ấn tượng và chu đáo nhất, từ khâu thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng đến những hoạt động truyền thông cho sự kiện.
3. Lựa chọn MC cho chương trình
Trong quá trình tổ chức tiệc tất niên, việc lựa chọn MC chương trình cũng là một trong những khâu vô cùng quan trọng. MC có thể giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của chương trình, đảm bảo tính gắn kết giữa những hoạt động, truyền tải hiệu quả thông điệp của bữa tiệc đến các thành viên công ty.
Khi lựa chọn người dẫn chương trình, bạn cần làm rõ những tiêu chí, yêu cầu của bữa tiệc như phong cách dẫn chương trình, kỹ năng giao tiếp, khiếu hài hước, sự tinh tế của những hoạt động trong sự kiện Year End Party,… Bạn có thể tham khảo gợi ý của nhóm MC hoặc liên hệ với những Agency để booking người dẫn chương trình chuyên nghiệp và phù hợp. Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng nên chuẩn bị sẵn kịch bản cho MC để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng sâu sắc.
4. Lên danh sách các khách mời cho sự kiện Year End Party
Trước khi quyết định quy mô bữa tiệc của mình, bạn cần tạo danh sách khách mời chính xác để có thể phân bổ khu vực bàn tiệc cho khách VIP, đối tác, khách hàng và toàn thể nhân viên công ty. Danh sách khách mời phải bao gồm những thông tin cơ bản như: tên, nơi làm việc, địa chỉ bữa tiệc, thông tin liên hệ của ban tổ chức, v.v. Ngoài ra, khi tham dự một bữa tiệc, bạn cần chú ý đến các quy định như quy định về trang phục và số lượng khách mời.
Để đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý danh sách khách mời, bạn có thể dùng những công cụ trực tuyến hoặc phần mềm quản lý sự kiện để lưu trữ thông tin và dễ dàng thống kê số lượng khách mời đã xác nhận tham dự.
Những công cụ, phần mềm được sử dụng phổ biến như: Excel, Eventbrite, Eventzilla, Cvent, Regpack và etouches… Những công cụ, phần mềm này cung cấp nhiều tính năng hữu ích.
5. Chọn thời gian và địa điểm tổ chức tiệc tất niên
Bước tiếp theo cực kỳ quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc Year End Party chính là lựa chọn thời gian và địa điểm.
Về thời gian:
Khi tổ chức tiệc tất niên, đơn vị thường chọn ngày cuối tuần của tháng cuối năm. Đây là ngày nghỉ của nhân viên công ty và là thời điểm lý tưởng cho những buổi họp mặt, giao lưu cuối năm.
Ngoài ra, theo kế hoạch đã chuẩn bị từ trước, thời gian hoạt động được kéo dài khoảng 120 phút, từ 5 giờ chiều đến 9 giờ tối. Nếu thời gian quá ngắn sẽ khó đạt được mục đích của sự kiện, nếu bữa tiệc quá dài khách mời sẽ cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi.
Về địa điểm:
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Year End Party chia thành 2 loại: không gian ngoài trời và không gian trong nhà. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cần dựa trên các yếu tố sau:
– Địa điểm tổ chức phải dễ tìm và không quá xa trung tâm thành phố.
– Khu vực sân khấu phải rộng rãi, có trần cao để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
– Địa điểm phải đáp ứng số lượng khách mời..
– Bãi đỗ xe rộng rãi là điều bắt buộc để đảm bảo sự thuận tiện cho khách tham dự.
6. Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc Year End Party
Lựa chọn thực đơn cho sự kiện tiệc cuối năm là một trong những yếu tố quan trọng để tổ chức một bữa tiệc Year End Party thành công và đáng nhớ. Bạn phải chú ý tới sự đa dạng của thực đơn, từ những món chính, món ăn nhẹ, món tráng miệng cho đến thức uống.
Món ăn chính luôn là điểm nhấn cho bữa tiệc, vì thế bạn nên lựa chọn những món ăn đa dạng và phù hợp với sở thích của đa số các vị khách mời. Nếu bạn không biết nên chọn món gì, hãy lựa chọn những món ăn phổ biến và được ưa chuộng như: lẩu, bánh mì nướng kết hợp bò nhúng dấm, cơm chiên, gà hấp hành và hải sản nướng,…
Bên cạnh đó, bạn cũng phải lựa chọn một số món ăn nhẹ để khách mời thưởng thức trong bữa tiệc như: bánh quy, kẹo, nước trái cây, bánh ngọt và bánh su kem…
Đồ uống cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong bữa tiệc Year End Party. Bạn có thể lựa chọn các loại nước ngọt, nước trái cây, sinh tố, trà, cà phê, cocktail, rượu vang hoặc bia…
Một vài lưu ý khi lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc Year End Party:
– Chọn những món ăn phù hợp với hầu hết các khách mời tham dự
– Cân bằng giữa những loại thực phẩm nhằm đảm bảo dinh dưỡng đầy đủ và hợp lý
– Menu có nhiều món cho khách lựa chọn
– Lựa chọn các loại đồ uống phù hợp với sự kiện và các khách mời.
7. Lên kịch bản tổ chức Year End Party chi tiết và ấn tượng nhất
Việc lập kế hoạch chi tiết tổ chức tiệc Year End Party cần phải chi tiết và cẩn thận nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện. Kịch bản sẽ giải thích rõ ràng từng chi tiết của các hoạt động trong chương trình như thời gian bắt đầu và kết thúc, nội dung từng phần và bộ phận nhân sự được phân công.
|
Kịch bản chi tiết khi tổ chức tiệc Year End Party Thời gian: 18:00 – 22:00 ngày 31/12/2023 Địa điểm: Nhà hàng Luxury- 123 đường A, Quận X, TP. Hồ Chí Minh |
||
| Thời gian | Nội dung |
Chi tiết |
| 16:00 – 16:50 | Đón khách | Đón khách và chụp ảnh tại nhà hàng, khách sạn. |
| 16:50 – 17:00 | Tiết mục mở màn | Các tiết mục văn nghệ: hát, nhảy tương tác với đèn led hay biểu diễn múa đương đại. |
| 17:00 – 17:15 | Lễ khai mạc | MC giới thiệu và chào mừng tất cả các thành viên tham dự buổi tiệc cuối năm.
Chiếu video ngắn vui nhộn về hoạt động của công ty và nhân viên trong năm qua. |
| 17:15 – 18:45 | Vinh danh khen thưởng | Công bố tên các cá nhân, tập thể có đóng góp xuất sắc cho sự phát triển của công ty. |
| 18:45 – 19:30 | Dùng tiệc | Mở champagne và nâng ly chúc mừng cùng mọi người.
Thưởng thức tiệc tối. Đội ngũ nhân viên phục vụ chu đáo, tận tình hỗ trợ các khách mời tham dự trong việc lựa chọn món ăn và phục vụ thức uống. |
| 19:30 – 20:00 | Các hoạt động văn nghệ | Tiết mục ca nhạc, nhảy múa hoặc múa bông sen,…
Minigames đãi hạt tìm vàng hoặc chơi đố vui,…mang về phần hấp dẫn. Giải thưởng cho những tiết mục (nếu nhân viên của công ty có phần biểu diễn). |
| 20:00 – 20:45 | Tiệc trà và trò chuyện | Sau các hoạt động văn nghệ, các khách mời có thể thư giãn với trà và đồ ngọt.
Các thành viên cùng nhau trò chuyện, chia sẻ kinh nghiệm làm việc, cảm nhận về một năm vừa qua cũng như những dự định cho năm mới. |
| 20:45 – 21:00 | Kết thúc sự kiện | MC tổng kết bữa tiệc và lời cảm ơn chân thành đến sự tất cả các thành viên tham dự.
Ban tổ chức kính chúc mọi người một năm mới an khang, thịnh vượng và thành công. |
8. Dự trù ngân sách
Để ước tính chi phí tổ chức tiệc Year End Party, công ty cần xác định số lượng khách, phí thuê địa điểm, trang trí, chi phí thuê đội ngũ tổ chức sự kiện,… Công ty cần đưa ra dự toán ngân sách, lập và xem xét từng khoản chi phí và tối ưu hóa ngân sách trong kế hoạch tổ chức tiệc Year End Party. Việc tư vấn báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ và so sánh giá giữa các đơn vị sẽ giúp công ty có được cái nhìn rõ ràng hơn về ngân sách dự kiến của mình.
9. Thực hiện sự kiện Year End Party
Vào ngày tổ chức tiệc Year End Party, hãy đảm bảo mọi sự chuẩn bị chu đáo đều được hoàn tất. Bao gồm địa điểm tổ chức, chuẩn bị thức ăn và nước uống, âm thanh, ánh sáng và trang trí.
Trong thời gian diễn ra sự kiện, bạn phải đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện theo lịch trình đã thiết lập trước đó. Nếu có vấn đề phát sinh, người quản lý sự kiện phải giải quyết và đưa ra những giải pháp nhanh chóng, hiệu quả.
Cuối cùng, sau sự kiện, địa điểm cần được dọn dẹp để đảm bảo không để lại rác và không gây mất trật tự trong địa điểm. Ban tổ chức cũng cần gửi lời cảm ơn đến tất cả cá quý khách mời đã tham dự tiệc tất niên của công ty và đánh giá lại kết quả của tổ chức để có những cải thiện cho những sự kiện sau này.
Qua những thông tin trên được Golden Smile Event chia sẻ, chúng tôi hy vọng sẽ hữu ích cho các bạn trong quá trình lên kế hoạch chi tiết tổ chức tiệc Year End Party cho công ty của mình. Ngoài ra, Golden Smile Event còn cung cấp đầy đủ các dịch vụ tổ chức sự kiện. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ mang đến một sự kiện ấn tượng và thành công nhất cho quý công ty, doanh nghiệp .
——————————–
GOLDEN SMILE EVENT
Hotline: 1900 2644 – 091 926 1400
Email: gs.event@goldensmile.com.vn
Địa chỉ : 34 Hoa Lan, P.2, Q.Phú Nhuận, TP.HCM
